Heb jij gesprekken of babbeltjes?

Het gesprek als middel

Als leidinggevende ben je vaak bezig met het beïnvloeden van mensen. Een gesprek is hiervoor nog steeds een uitstekend middel. Ik bedoel hier iets anders dan een vrijblijvend babbeltje bij de koffieautomaat. Als je een gesprek goed aanpakt heb je een zeer krachtig middel tot beïnvloeden in handen. Wees je als leidinggevende bewust van de kracht en impact van een goed gesprek!

In het onderstaande artikel benoem ik een aantal kenmerken van gesprekken, zoals je die als leidinggevende kunt voeren. Het zijn onder meer deze kenmerken die een gesprek onderscheiden van een babbeltje. Hiermee beschik je over een eenvoudige en handige geheugensteun, die je kan helpen in de voorbereiding op je gesprekken.

Doel
Allereerst zul je glashelder moeten hebben waar je heen wilt met je gesprek.
Wat is je doel? Welk resultaat wil je bereiken? Wat moet dit gesprek opleveren? Wat wil je dat de medewerker gaat doen, gaat laten of misschien nooit meer vergeet? Je doel geeft richting aan je gesprek en helpt je om te weten wanneer je het gesprek kunt beëindigen.

Aanpak en structuur
Pas als je het doel van je gesprek helder hebt kun je gaan kijken naar de aanpak, de structuur die hierbij past. Deze is namelijk afhankelijk van het doel dat je wilt bereiken.
Een slecht nieuws gesprek bijvoorbeeld begin je volstrekt anders dan een coach- gesprek. Waarom? Omdat het doel van beide gesprekken verschillend is. Bij een slecht nieuws gesprek wil je een (vervelende) boodschap overbrengen en de ander helpen bij de verwerking daarvan. Bij een coach- gesprek wil je een zo open mogelijk gesprek, om te kunnen achterhalen waar je medewerker echt mee worstelt, zodat je maximaal kunt ondersteunen als dat gewenst is.
De cruciale momenten van je gesprek zijn: De start, het slot en vervolgens het middenstuk. Waarom deze volgorde? Bij de start zet je meteen de toon en maak je de bedoeling duidelijk van het gesprek en bij het slot maak je afspraken voor het vervolg. Als die momenten duidelijk zijn en soepel verlopen is het middenstuk al heel wat minder lastig!

[pullquote]De aanpak en structuur van je gesprek zijn afhankelijk van het doel dat je wilt bereiken [/pullquote]

Rolverdeling
Zorg dat de rolverdeling tussen jou en de ander duidelijk is en blijft.
In principe heb jij de leiding in het gesprek, hoewel dat soms misschien niet zo lijkt, bijvoorbeeld in het geval dat jij de vragen stelt waarop je medewerker uitgebreid antwoord geeft.
Of stel je de situatie voor dat jij een gesprek wilt (of moet) voeren met een medewerker en deze zegt bij binnenkomst: “Fijn dat je even tijd voor me maakt want ik heb nog wel een paar puntjes van aandacht omtrent jouw functioneren”.
Dan is het van belang dat jij als leidinggevende welbewust beslist om hiervoor een andere afspraak te maken of om daar nu tijd voor te nemen (hetgeen ook een optie is).

Afspraken en vrijblijvendheid
Een gesprek is niet vrijblijvend. Dit bedoel ik hier op twee manieren: Zowel leidinggevende als medewerker zijn gehouden aan afspraken die gemaakt worden. Daarnaast kan het zijn dat je als leidinggevende opziet tegen een bepaald gesprek. Ook dan is het niet vrijblijvend: Je kunt niet zeggen: ‘Ach, dan doe ik het maar niet’. Bij je taak als leidinggevende hoort ook het voeren van minder prettige gesprekken, of je dat nu leuk vindt of niet…

Voorbereiding
Als je het voorgaande overziet zal het duidelijk zijn dat je je als leidinggevende terdege dient voor te bereiden op elk gesprek dat je voert met je mensen. Als het ‘even’ aangesproken worden op de gang zich ontwikkelt tot een heus gesprek kan het verstandig zijn wat voorbereidingstijd te nemen. Misschien wil je de notulen van die vergadering er nog even bijpakken, terugkijken wat in een vorig gesprek precies is gezegd of wat dan ook. Laat je in geen geval verleiden tot een tempo dat voor jou onprettig is. Je kunt hiertoe vrijwel altijd wat tijd claimen, al is het maar een paar minuten.

Ik heb hierboven slechts 5 kenmerken genoemd van een gesprek, afgezet tegen een (vrijblijvend) babbeltje. Dit lijstje is natuurlijk verre van volledig.

Welke kenmerken zijn volgens jou nog meer van belang voor een goed gesprek?

Noteer je antwoord op die vraag alsjeblieft in het commentaarveld onder aan deze pagina en laat je ook inspireren door de ideeën van anderen

Hartelijke groet,
Ben

Deel dit artikel s.v.p. door op de knoppen hier onder te klikken, zodat ook de mensen in jouw netwerk hiervan kunnen profiteren.